L’integrazione con Exact Online
Uno degli aspetti che Romass voleva implementare era integrare il loro ERP “Exact Online” con il servizio sul campo di Wello Solutions. Dati come l’anagrafica clienti, risorse, parti e price list erano gestite su Exact. Gli ordini di lavoro, la pianificazione e l’esecuzione dei servizi sul campo con il servizio sul campo di Wello Solutions. Linkando i due sistemi utilizzando il connettore nativo di Wello Solutions, l’intero processo richiede meno di 2 minuti. Dal primo ordine di lavoro alla fattura finale, l’integrazione è perfettamente organizzata e automatizzata.
“Questo ci ha permesso un grande risparmio di lavoro e ci ha consentito di garantire ai nostri clienti un servizio più trasparente” dice Maikel. I tecnici Romass ora registrano tutto nella app di servizi sul campo di Wello Solutions. Non appena il cliente appone una firma sul tablet del tecnico, i dettagli del servizio vengono automaticamente inviati a Exact, pronti per la fatturazione. “Tutti sono felici con il risparmio di molto tempo”, dice Brouwer.
Manca una spare part? Nessun problema!
Alcune volte i tecnici sono sul campo quando erano informati che l’installazione o la riparazione non poteva essere effettuata perché non avevano a disposizione alcune parti necessarie. Sino ad ora la trafila era che erano chiamati e informati con mail, con un grande lavoro manuale tra tecnici, clienti e back office che chiamava il fornitore.
Ritardi inutili, ordini sbagliati e dettagli critici erano spesso dimenticati quando si emetteva la fattura. Ma tutto questo ora è cambiato. Utilizzando l’app di servizio sul campo di Wello Solutions i tecnici possono ora emettere ordini diretti che sono linkati ai loro compiti e ai clienti. Tutti i dettagli relativi al servizio sono forniti con precisione e immediatamente disponibili nel servizio interno di contabilità.
Comunicazione per una maggiore fiducia
“Wello Solutions permette inoltre di comunicare con i nostri clienti in tempo reale”. Basato sulle nostre specifiche esigenze di servizio, i clienti ricevono automaticamente la conferma delle attività, degli interventi o dei report dei servizi approvati nella loro mailbox. “Può sembrare un piccolo dettaglio, ma nella relazione con il cliente questo ha fatto crescere la fiducia”, spiega Brouwer.
Dal kick-off alla prima fattura in solo due settimane
Quando ROMASS ha iniziato a collaborare con Wello Solutions, ha anche richiesto sessioni di training. Dopo una prima sessione in cui è stato coinvolto tutto il team per configurare l’applicazione secondo le esigenze di ROMASS, è iniziato il lavoro vero e proprio.
“Abbiamo realizzato subito quanto l’applicazione fosse user friendly. Non di meno come metodo di lavoro per la maggior parte dei nostri tecnici, ho considerato essenziale un training come secondo step. I tecnici ora sono felici di utilizzare l’app sul loro tablet. Grazie alla formazione e al costante aiuto dell’help desk di Wello Solutions, hanno imparato molto in fretta ad utilizzare questa applicazione. Ci abbiamo messo due settimane per attivare l’intero processo, compreso il training. E questo ha dell’incredibile per una app che ha avuto un così forte impatto sulle nostre attività”.
